ايران هم اكنون با گذر از دروازه دهكده جهاني مارشال مك لوهان امريكايي در آستانه قرن 21 ميخواهد بعنوان صادر كننده محتواي ارزشهاي انقلاب اسلامي با الهام از انديشه هاي حضرت امام خميني(ره)  وتحت زعامت مقام عظماي ولايت حضرت آيت الله خامنه اي مرزهاي تشيع علوي را باكمك تكنولوژي هاي نوين ارتباط جمعي در سطح جهان بگستراند، اما آنچه كه از همه اينها مهمتراست آنستكه جمهوري اسلامي ايران امروزه  با وجود بيش از هزاران اداره ونهاد دولتي وحكومتي  داعيه زعامت جهان تشيع وبلكه جهان اسلام را دارد و براي اين منظور راهي جز برقراري ارتباطات در سطح بين‌المللي ندارد. به همين دليل شديدا نيازمند طراحي ، برنامه ريزي وسياستگزاري در زمينه ارتباطات اجتماعي است واگر چه كشور ايران بطوركلي هنوز داراي يك نظام ارتباطي جامع و كاملي نشده است ولي با توجه به ويژه گيهاي خاصي كه دارد شايسته است كه در اين زمينه گامهاي اساسي تري برارد ومثل هميشه پيشگام باشد. دانش ارتباطات اجتمايي امروزه از آن جهت اهميت دارد كه اين قرن بعنوان قرن اطلاعات ناميده شده واطلاعات نيز امروزه همچون كالايي با ارزش درحال خريد وفروش ميباشد وهركسي كه بخواهد برنده اين معامله باشد بدون شك بايد بر فرايند جريان اطلاعات وارتباطات تسلط کامل داشته وسازو كارهاي ارتباطي لازم را براي تبادل اطلاعات واستفاده كافي از فضاي موجود، در جهت برقراري ارتباطات بين المللي، بياند‌يشد.

ازآنجايي كه ارتباطات بين المللي درايران طي سالهاي اخير گسترش فزاينده اي داشته وعلاوه بر ورود زوار وتوریست ها این کشور مهم خاور میانه همه روزه پذیرای مهمانان دیپلماتیک زیادی از سراسر جهان است ودر این بین نهادهاي دولتي نقش مهمي را در برقراري اين ارتباطات ايفا مي كنند، ضرورت دارد خود آنها آداب، اصول و تشريفات روابط بين المللي را بدانند تادر برقراري ارتباطات بين المللي دچار اشتباه و سر درگمي نباشند.

بایستی گفت برقراری ارتباطات بین المللی از جمله وظايف مهم روابط عمومي است و واحدهاي روابط عمومي ومتصد يان و هماهنگ كنندگان اينگونه فعاليتها در كشور همواره بعنوان پلي ارتباطي بين مردم ومسئولين نظام وباالعكس در داخل وخارج كشور عمل مي كنند وبايد از نحوه برگزاري مراسم و تشريفات رسمي اطلاعات كافي داشته باشند.

همین انگیزه باعث شد تا مقاله مفيدي دراين باره بنويسم باشد که بخشي از اين نياز روابط عموميها را پاسخي هر چند كوتاه داده باشم ، بويژه انكه فقر شديد منابع دراين زمينه كاملا مشهود و محسوس است. لذا با توجه به اينكه ايران سالانه ميزبان صدهاهزار نفرازمردم، مقامها وميهمانان خارجي است كه بمنظور گردشگري ويا شركت درهمايشها، سمينارها، كنگره ها و نشست هاي بين المللي به ايران سفر مي كنند كه هماهنگی هريك از اين موارد نيز بر عهده روابط عمومي ها بشمار ميروند، دانستن و مطالعه اين مقاله كليد موفقيت مد يران روابط عمومي در برگزاري صحيح وبي عيب و نقص اين گونه آيين ها خواهد بود. اگر چه بايستي گفت، روابط عمومي هاي نهادهاي برگزار كننده اين گونه آيين هاي رسمي دركشور غالبا اطلاع چنداني ازاين وظايف مهم روابط عمومي ندارند وگاهي اوقات آنها را نيز  با يكديگراشتباه ميگيرند كه انشاء الله اگر مجالی بود در فرصتهاي بعدي به تشريح هريك از آنها نيز خواهم پرداخت.بدون شك واحدهاي روابط عمومي و يا بهتر است بگوئيم متصديان ادارات روابط عمومي و هماهنگ كنندگان اين گونه فعاليتها امروزه در كشور تنها بعنوان پل ارتباطي مردم و مسئولين نظام در داخل كشور عمل نمي كنند، بلكه در سطح جهان بين الملل نيز بعنوان مبلغ،‌مروج و پل ارتباطي مردم و مسئولين نظام مقدس جمهوري اسلامي ايران با ديگر جهانيان نيز فعاليت مي كنند اما براستي آيا آنها ظرفيت و قابليت برقراري ارتباطات در سطح بين المللي را دارند؟

اين سئوالي است كه پاسخ آن را به قضاوت خوانندگان عزيز مي سپاريم و لي آنچه در اين مقاله مورد نظر است آنست كه توجه واحدهاي روابط عمومي را به يك اصل فراموش شده در حوزه كاري آنها جلب می كنيم و آن اصل فراموش شده و مغفول واقع شده بحث راه اندازي و تجهيز واحد تشريفات در روابط عمومي هاست كه با توجه به ابعاد بين المللي مهم ایران، ضرورت آن هر روز بيشتر از گذشته احساس مي شود زيرا متصديان كشورعزيز ما مي خواهند روز به روز سطح ارتباطات خود را با جهان خارج افزايش دهند و لازمه برقراري اين ارتباطات دانستن آداب و رسوم تشريفات و آئين ها و مراسم رسمي در مواجهه با افراد عالي رتبه و حتي كم رتبه خارجي است كه ما بمنظور تاثيرگذاري و نفوذ در مواجهه با افكار و عقايد و باورهاي آنها مي خواهيم منويات نظام مقدس جمهوري را بدرقه راه آنها بنمائيم. بنابراين از آنجايي كه مردم داري فلسفه روابط عمومي است و مسئوليت برقراري ارتباطات مفيد و مؤثر بر عهده اين واحد است،در اینجابا توجه به مطلب خوب استاد عزیزم جناب آقای دکتراحمد یحیایی ایله ایی به تشريح جايگاه تشريفات در روابط عمومي ها مي پردازيم:

برخي صاحب نظران ارتباطی تشريفات را در روابط عمومي ها زير مجموعه واحدي بنام « مراسم » مي دانند و  برخي آن را در سطحي بالاتر و مربوط به امور بين المللي و ميهمانان خارجي(امور بين الملل) مي پندارند اما اينگونه بنظر مي رسد كه تشريفات نه تنها به امور بين الملي و ميهمانان خارجي و روابط عمومي ها محدود نمي شود بلكه در كليه مراحل فرايند ارتباطي سازمان نقش آفرين است و بايستي مورد توجه قرار گيرد. بااين اعتقاد مي شود گفت تشريفات در روابط عمومي به مراسم بر مي گردد و مراسم از شكل يك گفتگوي ساده گرفته تا يك همايش بين المللي را در بر مي گيرد كه عناصر و مؤلفه هاي آن به تفصيل بيان مي شود.

- ماهيت و ريشه كلمه تشريفات :

       تشريفات (رسمي) را معادل كلمه پروتكل «Protocol» دانسته اند كه در واقع به مراسمي گفته مي شود كه با شكوه برگزار شود و كلمه مخفف « VIP » كه در اين زمينه كاربرد فراواني دارد برگرفته از جمله People Very Importants به معني اشخاص خيلي مهم است و جايي كه در آنجا به استقبال آن شخص مي رويم نيز اصطلاحا سالن (VIP) ناميده مي شود كه كاربر فراواني در اين حوزه دارد و از آنجايي كه روابط عمومي ها درحوزه ارتباطات درون سازماني و برون سازماني ركن ارتباطي مهم سازمان به شمار مي روند و همواره سبب پرستيژ، احترام، اعتبار، خوشنامي و يا احيانا بدنامي سازمان هستند بايستي از كم و كيف آئين، اصول و آداب تشريفات با خبر باشند تا دچار بدنامي نشوند .

2- نيروي انساني لازم براي تشريفات :

حداقل نيروي انساني لازم براي به انجام رساندن تشريفات كوتاه 4 نفر است.

1- مترجم همزمان

2- كارشناس روابط بين الملل

3- كارشناس علوم ارتباطات

4- مهماندار

3-  مراحل تشريفات :

فرآيند تشريفات از تهيه مقدمات استقبال از يك مقام رسمي شروع مي شود و با بدرقه آن مقام خاتمه مي يابد كه بطور خلاصه در 5 مرحله ذيل مي شود آنها را خلاصه كرد:

۱-استقبال

۲-حمل و نقل

۳-اسكان

۴-پذيرايي

۵-بدرقه

متصديان و اداره كنندگان ادارات روابط عمومي بايد بدانند كه در هر يك از اين مراحل 4 نفر نيروي انساني مورد نياز در امر تشريفات از آگاهي و دانش و توانايي كافي جهت برقراري ارتباطات برخوردارند و به انجام وظايف مختلف خود در هر يك از اين پنج مرحله وقوف كامل دارند. سطح تشريفات و عملكرد واحد تشريفات در روابط عمومي بستگي به مقام و مرتبه شخص مورد استقبال دارد و روابط عمومي بايستي از قبل با برنامه ريزي لازم مقدمات اوليه و ثانويه مراحل تشريفات را با برنامه ريزي دقيقي مشخص كند و در حين اجراي مراسم نيز گام به گام به كنترل فرآيند تشريفات پرداخته و به محض مشاهده هرگونه تغييري در برنامه ها از اصول ارتباطي و اطلاع رساني غافل نشود و دائم با مسئول بلند پايه و ارشد سازمان خود در ارتباط بوده و تغييرات را همزمان نيز به استحضار وي برساند. نكته مهم آنكه تدوين مراسم براي سفر يك مقام مهم و تنظيم برنامه هاي يك جلسه دو نفره تا برگزاري يك همايش بين المللي با توجه به موضوع سياسي يا اقتصادي، فرهنگي و يا اجتماعي تشريفات خاص خود را دارند كه هر يك را از يكديگر متمايز مي سازد.وظايفي كه در هريك از مراحل 5 گانه تشريفات بر عهده روابط عمومي است در جدول ذيل خلاصه مي شود:

در مراحل تشريفات چه باید بکنیم:

الف- استقبال:

-  استقبال از مستقبل همپايه و هم طراز ميهمان و رعايت احترام رسمي توسط ميهمانداران

-  سلام و احوالپرسي و اعلام برنامه

-  خدمات ورود و خدمات گمركي

-  امور خبري و اطلاع رساني

ب- حمل و نقل :

-  انتخاب وسيله نقليه (‌سالم بودن ماشين، نوع ماشين، بنزين داشتن و .....)

-  انتخاب همراهان (‌راننده، همراه، محافظ و ...)

- انتخاب مسير ( بررسي ترافيكي، هماهنگي با پليس، زيبايي مسير و ...)

-  حمل بار و توشه ميهمانان و همراهان و ....

ج- اسكان :

-  بررسي امكانات موجود براي استراحت

-  بررسي ايمني امكانات موجود

-  شرايط فيزيكي و محيطي محل اسكان

-  بهداشت، نظافت و پاكيزگي محل اسكان

-  نور،‌رنگ، وسعت و اندازه مكان و ....

 د- پذيرايي:

- نوشيدني از جمله آب شرب، آب معدني و ....

-  خوردني از جمله ميوه ، شيريني، شام و نهار و صبحانه و

-  امكانات ارتباطي و سمعي و بصري از جمله فاكس، تلفن و

-  سبد فرهنگي ( نشريات، كتب، بروشورها و برنامه هاي مراسم و ....)

-  هداياي فرهنگي از جمله عكس ها ، فيلم هاي مراسم و

هـ - بدرقه :

-  انجام خدمات خروج و گمركي

-  تهيه بليت، يادگاري و يادبود خاطره انگيز و ...

-  همراهي و مشايعت و خداحافظي

البته بايستي توجه داشت كه همه وظايف روابط عمومي در مراحل 5 گانه تشريفات به همين مطالب محدود نمي شود و چنانچه بخواهيد بيشتر در اين زمينه اطلاعات داشته باشيد براي مطالعه بيشتر به منابع ذكر شده در پايان مقاله مراجعه كنيد.

۴-  اهميت ارتباطات غيركلامي در تشريفات :در بحث ارتباطات غيركلامي تشريفات بايستي 4 مسئله مهم در كانون توجه مدير روابط عمومي و كارگزاران انجام مراسم تشريفات قرار گيرد.

1-  اينگونه از ارتباطات از آن نظر اهميت دارند كه مي توانند به تحكيم روابط دو فرد يا دو كشور كمك شاياني بكنند.

2- عدم رعايت آنها باعث بر هم خوردن روابط بين اين دو مي شود.

3- بروز هرگونه خطايي در ارتباطات غيركلامي ممكن است مجادله انگيز و يا بحران زا شود تا حدي كه گاهي اوقات باعث بر هم خوردن مراسم تشريفات و حتي منجر به تيره شدن روابط دو كشور نيز مي شود

4- " كانالهاي برقراري ارتباطات غيركلامي بسيار است ولي اهم ان كه در تشريفات مورد نظر است عبارتست از 8 مورد ذيل كه بايستي مورد توجه قرار گيرد البته اين نكته را هم نبايد از نظر دور داشت كه هر يك از اين حركات غيركلامي مفهوم خاصي مي تواند با توجه به فرهنگ خاص كشورهاي ميهمان و يا عرف ديپلماتيك داشته باشد."

1- زبان بدن ( حركت گفتاری)

2- صداي آوايي ( شبه صوتي)

3- فضا ( مجاورت)

4- زمان ( زماني)

5- شامه ( بو)

6- زيبايي شناسي ( موزيك و رنگ)

7- مشخصات فيزيكي ( شكل بدن، اندازه و رنگ پوست)

8- مصنوعات ( لباس، لوازم آرايش،  عينك ها، جواهرات)

ولي از آنجايي كه تشريح و توضيح كليه كانالهاي ارتباط غيركلامي و ابزارهاي آن مستلزم صرف وقت و حوصله و مثنوي 70 من كاغذ مي شود از ميان اين 8 مورد به بيان مهمترين آن يعني فضا « مجاورت» مي پردازيم و دانستن بقيه موارد را به مطالعه جداول پيوستي و مقالات بعدي موكول مي كنيم.انسانها در برقراري ارتباطات چهره به چهره فاصله هاي خاصي را براساس الزامات اجتماعي و هنجارهاي اجتماعي رعايت مي كنند كه عمده ترين آنها در بحث تشريفات عبارتند از گروههاي 4 گانه حريم ها و فاصله ها كه در ذيل به آن اشاره مختصري مي شود.الف- فاصله يا حريم خصوصي«Distance Intimate  » فاصله يا حريم خصوصي همانطور كه از اسمش پيداست در روابط دوستانه و صميمانه بين افراد رعايت مي شود و نبايد از آن در روابط رسمي و تشريفاتي استفاده كرد مگر بر حسب ضرورت. از نمونه هاي بارز اين نوع فاصله كه حداكثر تا 45 سانتيمتر را شامل مي شود،‌ مي توان به بغل كردن يا بوسيدن طرف مقابل اشاره كرد. لازم به توضيح است كه هيچ كسي حق ورود به حريم خصوصي يك مقام رسمي و تشريفاتي را ندارد مگر آنكه محرم اسرار فرد و يا بسيار مورد اعتماد وي باشد.

ب- فاصله يا حريم شخصي«Distance Personal  »اين نوع فاصله كه از 45 تا 120 سانتيمتر را شامل مي شود معمولا در مصاحبه ها و گفتگوهاي دو نفره رعايت مي شود.

ج-  فاصله يا حريم اجتماعي «Social Distance  »فاصله يا حريم اجتماعي بين 120 تا 160 سانتيمتر متغير است. همه فاصله هايي كه الزاما ما در روابط خود با محيط اجتماعي و ديگران ملزم به رعايت آن هستيم و يا بدون آنكه خود متوجه آن باشيم آنرا رعايت مي كنيم به نوعي فاصله يا حريم اجتماعي نام دارند.

د- فاصله يا حريم عمومي «Distance  Public »اين نوع فاصله از 360 تا 600 سانتيمتر متغير بوده و عموما در سالن هاي كنفرانس و سخنراني ها يا كلاسهاي درس از سوي افراد رعايت شده و مورد توجه قرار مي گيرد. بديهي است هر يك از اين فاصله ها ويژگيهاي آوايي مخصوص به خود را دارد كه در هنگام ارائه محتوا، اين ويژگي ها تغيير پيدا نموده و آنها را از يكديگر متمايز مي سازد.

محتوا و صوت با توجه به فاصله ها

محتواي  پيام

ويژگي هاي آوايي

شرح فاصله

فاصله CM

نوع فاصله ها يا حريم ها

بسيار خصوصي و محرمانه

محرمانه

نحواي ملايم

نجواي قابل درك توسط ديگران

صميمانه ( مرحله بسيار نزديك)

صميمانه ( مرحله دورتر)

15- 0

45-  15

صميمانه و خصوصي

موضوعات شخصي

موضوعات شخصي

صداي ملايم

صداي نسبتا ملايم

شخصي ( مرحله نزديك)

شخصي ( مرحله دورتر)

75- 45

12- 75

شخصي

اطلاعات غيرشخصي

اطلاعات عمومي براي شنيدن ديگران

صداي رسا

صداي رسا با كمي بلندي

اجتماعي ( مرحله نزديك)

اجتماعي ( مرحله دورتر)

280- 120

360- 280

اجتماعي

اطلاعات عمومي براي شنيدن ديگران

خوشامدگويي و يا خداحافظي با ديگران در اماكن عمومي

صداي نسبتا بلند براي شنيدن گروهي

بلندترين صدا

عمومي ( مرحله نزديك)

عمومي ( مرحله دورتر)

750- 360

750 و بيشتر

عمومي

از جمله مواردي كه در ارتباطات غيركلامي مراسم و تشريفات رسمي اهميت فوق العاده اي دارد و در برقراري ارتباطات سازنده بسيار مؤثر است مكان برگزاري يا انجام تشريفات رسمي است كه رعايت مواردي مثل اندازه ( ظرفيت)، شكل، رنگ، حوادث، نور و تزئينات داخلي سالن ها و يا فضاهاي مورد استفاده، در آسايش افراد نقش مهمي را دارد و مي تواند موفقيت يك گفتگو يا مذاكره را تحت الشعاع قرار داده و بر كيفيت و كميت ارتباط مؤثر باشد و بطور كلي نكاتي را بايد روابط عمومي در اين رابطه مورد توجه قرار دهد كه در جدول ذيل خلاصه مي شود:

نكات قابل توجه در مورد محل برگزاري مراسم يا تشريفات رسمي

ظرفيت يا اندازه سالن

هميشه و در هر مراسمي بايد تعدادي ظرفيت هاي خالي و يا صندلي خالي موجود باشد و جايگاه افراد با توجه به مقام و مرتبه شان مشخص باشد ولي نبايد خيلي بزرگ يا كوچك باشد و از حد تعادل خارج باشد.

نور

نوع وسايل روشنايي لازم براي هر محيطي فرق مي كند و نبايد همه وسايل روشنايي يكنواخت باشد و يا از يك نوع لامپ استفاده شود. همچنين ميزان نور لازم بايد رعايت شود و در هنگام نياز به افزايش يا كاهش نور فورا اين عمل ممكن باشد به ويژه جايگاه اصلي سالن كنفرانس يا محل گفتگوهاي رسمي

حرارت

محل برگزاري مراسم بايد اگرفصل زمستان است به اندازه كافي گرم باشد نه آنقدر كه مدعوين چرت بزنند.

برودت

فضا بايد به اندازه كافي به ويژه اگر فصل تابستان است سرد باشد ولي نه آنقدر كه احساس يخ زدگي كنند.

تزئينات

از گل، پرچم كشورها، پلاكارت ها، گلدان ها، نقاشي ها و تابلوها و آثار صنايع دستي هر كشور مي شود بعنوان تزئينات استفاده كرد.

علائم راهنما

ورودي و خروجي با فلش و علائم راهنمايي بين المللي مشخص باشد همچنين ديگر اماكن وابسته به محل برگزاري مراسم مثل سرويسهاي دستشوئي يا پاركينگ ها نيز بايد معين باشد.

امكانات ارتباطي

تلفن، اينترنت، فكس، دستگاه كپي، كامپيوتر با تجهيزات كامل ، ماهواره، تلويزيونهاي مدار بسته

امكانات امنيتي

كپسولهاي آتش نشاني، دوربين هاي مدار بسته، راههايي ورودي و خروجي اضطراري، اورژانس، جعبه كمكهاي اوليه، نظارت بر ارتباطاتي كه در لابي هاي صورت مي گيرد، كارتهاي شناسايي ويژه با رنگهاي متفاوت

امكانات سمعي و بصري

صدا، تصوير، ميكروفونهاي مختلف، بدون سيم، با سيم، يقه اي، ضبط، دوربين عكاسي و تصويربرداري، ويدئو پروژكتور، لب تاپ، پرده نمايش كامل ، اپك، اسلايد

نظافت و سرويسهاي بهداشتي

محيط سالن ها، راهروها و سرويس هاي بهداشتي بايد پاكيزه و عاري از هرگونه لوازم اضافي باشد.

امكانات جنبي

سالن هاي ويژه مذاكرات چند نفره، محل استراحت، محل كنفرانس خبري يا استقرار خبرنگاران، محل پذيرايي و سرو غذا

امكانات حمل و نقل

وسايل اياب و ذهاب ، ويلچر

هدايا  و نشان ها

اگر قرار است هديه يا نشاني رسمي اعطاء شود بايد تعداد آن مشخص باشد و در موعد مقرر بدون وقفه اعطاءو يا براي وي ارسال شود.

۵- محل نشستن هر فرد در جلسه بايد چگونه و بر چه مبنايي باشد:محل نشستن افراد و نوع چيدن ميزها در مراسمات و تشريفات رسمي متفاوت از يكديگر و داراي اهميت ويژه اي است. اين مسئله كه رئيس جلسه كيست و در كجا بايد بنشيند و اينكه با توجه به سطح افراد شركت كننده در جلسه يا مذاكره ميز مذاكره بايد چه شكلي باشد از جمله سوالهايي است كه دانستن آنها براي روابط عمومي ها بسيار اهميت دارد و كارشناس تشريفات بايد آگاهي كاملي در اين زمينه داشته باشد. بنابراين با تاكيد بر اين نكته كه مكان مراسم بايد جاي راحتي باشد و اندازه آن متناسب باشد، حرارت، نور، صدا و ديگر مؤلفه هاي مؤثر در مراسم نيز بايد متناسب و تنظيم شده باشند تا رضايت ميهمانان فراهم گردد.

6- عمده ترين اشكال چيدن ميزها

      با توجه به سطح افراد شركت كنده در مذاكرات و جلسات عبارتند از 4 شكل با نام 4 حرف از حروف الفباي انگليسي كه ذيلا به تشريح آن مي پردازيم:

U          O           T          L

الف- ميز « دايره اي » يا « O » چه وقت استفاده مي شود؟ هنگامي كه همه افراد شركت كننده در جلسه هم شان و در يك رتبه و مقام و يا به تعبيري ديگر، در يك سطح قرار داشته باشندو روابط دوستانه اي بين آنها برقرار باشد از ميز دايره اي استفاده مي شود.

ب- ميز « T » در كجا استفاده مي شود؟ هنگاميكه در جلسه يك نفر رئيس وجود داشته باشد و بقيه افراد به ترتبيب مقام و اهميت، زيرمجموعه وي باشند از اين نوع ميز استفاده مي شود كه رئيس در قسمت بالا و بقيه در قسمت هاي انتهايي (T) ميز قرار مي گيرند.

ج- ميز يو « U » چه موقع استفاده مي شود؟ اين نوع ميز به لحاظ اينكه رئيس در قسمت بالايي آن قرار مي گيرد شبيه ميز « T » مي باشد با اين تفاونت كه بقيه افراد ترتيب خاصي به لحاظ رتبه و مقام ندارند و يا در يك سطح مساوي با يكديگر قرار دارند.

د- ميز « L» در كجا استفاده مي شود؟ در اين نوع ميز كه به شكل L انگليسي مي باشد، عموما رئيس جلسه در بالا و بقيه افراد كه عموما از منشي ها يا ميهمانان آن جلسه مي باشند در قسمت پائين قرار مي گيرند.

۷-  توجه به وضعيت ميهمانداران

 از آنجايي كه مي توان گفت: « تشريفات فرآيند ارتباطات غيركلامي مراسم در روابط عمومي هاست» و تشريفاتچي ها بعنوان نيروهاي انساني فعال در بحث تشريفات با بهره گيري از ارتباطات غيركلامي بايد پيام رساني و اطلاع رساني كنند لذا استفاده از ارتباطات غيركلامي به ويژه در حركات گفتاري و ژستها بسيار تاكيد شده است زيرا مهيمانداران و يا نيروهاي مشاركت كننده در مراسم با ژستهايي كه مي گيرند، ‌طرز راه رفتن، ايستادن، تغير حالت چهره و چشم ها بايد ارتباطات را برقرار كنند و به همين دليل به شدت بايد از سرو وصدا كردن و توليد صدا براي انجام كارها بپرهيزند.

 ۸- آداب معاشرت:

الف- سلام و احوالپرسي :

از نظر تعاليم اسلامي شخص وارد شونده در هر سن، لباس، پست و مقامي كه باشد بايد سلام كند و كساني كه سلام مي شوند واجب است كه جواب سلام واردين را بدهند اما نوع سلام كردن در برخورد با افراد متفاوت است چرا كه انسانها عمدتا با افرادي كه رابطه دوستانه اي دارند با حركات و لحن خاصي سلام مي كنند كه اگر در برخورد با ميهماناني كه ناشناس هستند آنطور سلام و احوالپرسي كنند ممكن است توهين تلقي شود. علاوه بر آن طرز سلام دادن و احوالپرسي كردن در مواجهه با افرادي كه آنها را نمي شناسيم در روحيه آنها و قضاوتي كه نسبت به ما دارند بسيار مؤثر است. از نظر اخلاقي نيز سلام دادن وظيفه كوچكترهاست و بزرگترها وظيفه دارند با گرمي جواب سلام كوچكترها را بدهند.

اما كساني كه به سلام ديگران بي اعتنايي مي كنند و يا جواب سلام ديگران را با بي اعتنايي مي دهند، انسانهايي خودخواه و بي ادب جلوه مي كنند و باعث تاثر و اندوه سلام كننده مي شوند. همچنين توقع سلام دادن از بزرگترها، نشانه بي ادبي است و پيشي گرفتن در سلام دادن شخص را متواضع و مؤدب تر نشان مي دهد. افراد مسن تر نيز در برخورد با كوچكترها معمولا به جاي سلام دادن به كوچكترها از آنان احوالپرسي مي كنند.

برخي سلام را ناقص بيان مي كنند و بعنوان مثال مي گويند « سام عليك» كه معناي زشتي دارد و بايد از آن پرهيز كرد.

در روابط بين زن و مردها نيز تقدم سلام دادن با مردهاست اما هرگز فراموش نكنيد كه در حال كاركردن يا انجام هر كار ديگري سلام ندهيد به ويژه وقتي كه سيگار به لب داريد زيرا نوعي بي نزاكتي تلقي مي شود ضمن آنكه كشيدن سيگار در مراسم ها و تشريفات رسمي اصلا جايز نيست و نكته مهمتر آنكه در سلام دادن و احوالپرسي كردن سؤالات ديگري هم مطرح مي شوند كه نبايد طولاني باشند و همچنين نبايد درباره مسائل خصوصي و محرمانه افراد پرسشي را مطرح كرد و بهتر است براي مخاطب قرار دادن فرد وارد شونده از واژه « شما » به جاي واژه « تو » استفاده كرد زيرا از واژه « تو » در روابط دوستانه استفاده مي شود.

ب- دست دادن:

دست دادن نوعي ابلاغ دوستي و تائيد صميميت است نه رفع تكليف و از همين روست كه طرز دست دادن مانند طرز راه رفتن نشان دهنده اخلاق و روحيه اشخاص است و همانطوريكه مي شود از ژست و قيافه افراد ميزان اعتماد به نفس يا محافظه كاري و اينكه تا چه حد خونگرم يا خونسرد هستند را تشخيص داد، از نوع دست دادن هم مي شود اين موضوع را فهميد. همچنين طرز دست دادن نشان دهنده سطح فكر و فرهنگ افراد تلقي مي شود و هر چقدر اين عمل با متانت و باوقارتر انجام شود نشان دهنده بلندي سطح فكر و فرهنگ افراد به شمار مي رود و به همين دليل است كه پرتاب دست در دست طرف مقابل يا ضربه زدن به دست او و درآوردن صداي دست مخالف عرف معمول در تشريفات رسمي و عملي زشت تلقي مي شود مگر آنكه طرف مقابل از دوستان صميمي باشد كه با وي رودربايستي نداشته باشيم. نكته مهمتر آنست كه بهنگام دست دادن، نگان و توجه كامل ما بايد به سمت طرف مقابل يا حتي متوجه چشمان وي باشد تا تائيد صميمت دو چندان شود البته بايد توجه داشت كه عمل دست دادن با دراز كردن دست راست به سمت طرف مقابل انجام مي شود و گرفتن دست طرف مقابل با دست چپ و يا گذاشتن دست بر روي سينه و ادا كردن واژه هايي مثل چاكرم، نوكرم اعمالي زشت و تملق و چاپلوسي به شمار مي رود كه بايستي از آنها پرهيز كرد.

فاصله لازم براي دست دادن حداكثر يك متر است ولي نبايد فاصله آنقدر زياد باشد كه مجبور شويم بدن و دست خود را كاملا در حالت كشيده قرار دهيم. همچنين حالت دست دادن بايد صميمانه، محكم و كوتاه باشد. امتناع از دست دادن با كسي كه دست خود را دراز كرده است يا دست دادن با دستكش، صحيح نمي باشد و عملي خارج از نزاكت است و نكته آخر آنكه اگر به مجلس يا ميهماني رسمي وارد شديد لازم نيست با همه دست بدهيد و صرفا دست دادن با ميزبان كفايت مي كند اما بايستي بدانيم كه در مراسمات و تشريفات رسمي ايران و مسلمانان در هر جاي جهان دست دادن مردها با زنان مهيمان به دلايل شرعي مجاز نيست در حالي كه در خارج از كشور دست ندادن مردان با زنان ميهمان نيز نوعي توهين تلقي مي شود.

ج- لباس و پوشش ظاهري:

لباس و پوشش ظاهري نقش بسيار مؤثري در برقراري روابط دارد انسانها معمولا در اولين برخورد با طرف مقابل خود به اولين چيزي كه توجه جدي دارند پوشش ظاهري و سرو وضع افراد است و همين مسئله مي تواند زمينه را براي پذيرش بهتر ما توسط طرف مقابل فراهم كند.

 به هر حال منظور از پوشيدن لباس، لوكس و شيك بودن نيست بلكه نظم و نظافت آن مهمتر است لذا لباس بايد اتو شده و بدون لك باشد،‌پيراهن نيز بايد از رنگهاي روشن و اتو شده و تميز باشد پوشش كلي هر فرد در يك مراسم رسمي همان كت و شلوار است كه معمولا از رنگهاي تيره انتخاب مي شود، جورابها از رنگ خاكستري و كفشها بايستي غالبا واكس زده و مشكي باشند.

 از همه اينها كه بگذريم بايد البسه و بدن ميزبان معطر باشند و موهاي فرد نيز اصلاح شده و مرتب باشد و بطور كلي بايستي هرگز در مجامع رسمي پاهايمان را از كفش ها بيرون نياوريم و هميشه متوجه باشيم كه ديگران به پوشش ظاهري ما حساس هستند و با توجه به آن در مورد ما و كارمان قضاوت مي كنند پس لازم است كه رنگ لباسها با رنگ كفشها و پيراهن و ديگر ملزومات ظاهري هر فردي با يكديگر هماهنگي داشته باشند. استفاده از كراوات نيز اگر ميهمانان خارجي باشند با توجه به شان و منزلت ميهمانان جايز است ولي نبايد استفاده از آن باعث تضعيف شان و منزلت هويت ايراني و اسلامي باشد.

د- نحوه معرفي و آشنايي:

انسانها در برقراري ارتباطات اجتماعي خود معمولا افراد كوچكتر را به بزرگترها معرفي مي كنند و كوچكترها هم پس از معرفي با طرف مقابل خود دست مي دهند و از آشنايي با طرف ديگر اظهار خوشحالي مي كنند. اين قضيه در مراسم ها و تشريفات رسمي نيز صادق است و بايستي رعايت شود و همچنين افرادي كه به لحاظ سطح علمي، فكري و شغلي در جايگاه پائين تري قرار دارند به افراد مافوق معرفي مي شوند ولي در سطوح مساوي معمولا جوانترها به مسن ترها معرفي مي شوند. معرفي افراد حتما بايد باذكر نام خانوادگي باشد نه به اسم كوچك،‌ البته بايستي همواره به ياد داشت كه حداكثر ادب و نزاكت را در هنگام معرفي به كار ببريم و نكته مهمتر آنكه مطالب فوق در همه مراحل تشريفات اعم از استقبال، حمل و نقل، اسكان، پذيرايي و بدرقه بايستي رعايت گردد.

9-  براي برنامه ريزي بهتر تشريفات چه نكاتي را بايد مدنظر داشت ؟

مدير اداره روابط عمومي و يا كارشناس تشريفات به محض اطلاع از برگزاري مراسم تشريفات طي روزهاي آينده بايد فورا پاسخي براي سئوالات ذيل داشته باشد يا آنها را در اسرع وقت تهيه كند تا بتواند برنامه ريزي جامع و كاملي براي مراسم داشته باشد؟

1- چه كساني ميهمان هستند؟

2- چه مدت زماني ميهمان هستند و زمان دقيق مراسم استقبال و بدرقه چه زماني است؟

3- از كجا مي آيند و در كجا اسكان پيدا مي كنند؟

4- با خود چه چيزهايي همراه دارند و چه كساني آنان را همراهي مي كنند؟

5- چرا و به چه منظوري مي آيند و موضوع ميهماني چيست؟

6- چگونه و با چه وسيله اي مي آيند؟

7- چگونه و با چه وسيله اي به محل مورد نظر منتقل مي شوند؟

8- چگونه و با چه وسيله اي بر مي گردند؟

9- چه كساني در مراسم استقبال و بدرقه حضور دارند؟

10- پذيرايي و برنامه غذايي آنها چگونه است؟

11- آيا هدايا و يادبودهايي لازم است تدارك ديده شود؟

10-  نتيجه گيري

           بايستي در نتيجه گيري به اين مسئله اشاره كرد كه بين تشريفات و خدمات در روابط عمومي تفاوت فاحش وجود دارد و نبايد خدمات را به جاي تشريفات گرفت زيرا تشريفات آن نوع از ارتباطات بصري مستقيمي است كه به شدت تحت تاثير ارتباطات غيركلامي است و به همين دليل تشريفات چيزي بيشتر از ميهمانداري است هر چند عموما تشريفات در ارتباط تنگاتنگ با ميهمانان خارجي و حتي در سطحي بالاتر از آن مي باشد. به اين ترتيب از آنجايي كه انجام وظايف تشريفاتي روابط عمومي چه در قبل از برگزاري مراسم رسمي و چه در حين برگزاري مراسم و حتي بعد از آن نيازمند پيش بيني و برنامه ريزي هاي قبلي است و مسئوليت كنترل و نظارت بر فرآيند 5 مرحله اي تشريفات در روابط عمومي همواره بر دوش كارشناس تشريفات و مدير روابط عمومي است لذا آگاهي اين دو از آداب و معاشرت با ميهمانان خارجي و حتي آموزش هاي قبلي دست اندركاران امر تشريفات و استفاده از افراد با سليقه ضروري بنظر مي رسد و نبايد آن را از نظر دور داشت زيرا علاوه بر آن لوازم و ابزارهاي مورد نياز براي انجام بي عيب و نقص تشريفات نظير آب معدني به جاي پارچ آب و پرچم كشورهاي مقابل و خودمان و مترجم و استفاده از ميهمانداران مسلط به زبان خارجي و تهيه و تدارك غذاي مناسب، امكانات ارتباطي و رعايت مسائل امنيتي و بهداشتي را نيز نبايد فراموش كرد. همچنين بايستي توجه داشت كه استفاده از مشروبات غيراسلامي در اينگونه مراسمات رسمي بويژه در ايران و برخي كشورهاي اسلامي جايز نيست.

همچنين انجام وظايف قبل و بعد از مراسم به ويژه تهيه گزارش نهايي براي مدير ارشد سازمان بصورت مكتوب از تمامي برنامه ها و تجربيات دست اندركاران تشريفات و حفظ و ثبت آن را هرگز نبايد از ياد برد و نكته پاياني كه از همه مهمتر است آنكه كليه امور روابط عمومي مي تواند به نوعي مصداق بارز تشريفات و نمود عيني آن باشد و تشريفات خاص تنها به مذاكرات و همايش هاي بين المللي ختم نمي شود بلكه كليه جلسات، همايش ها، مصاحبه ها، عزاها، جشن ها، نمايشگاهها، سمينارها و كنگره ها كه زير مجموعه واحد مراسم در چارت وظايف روابط عمومي قرار مي گيرند، تشريفات مختص به خود را دارند كه بمنظور افزايش اعتبار حيثيت سازمان و جذب بيشتر مشتريان و ارباب رجوع ها با صرف هزينه هاي فراوان در جهت اقناع افكار عمومي يا تبليغات اجرا مي شود.

 منابع و مؤاخذ

1- رم ام.بركو و همكاران « مديريت ارتباطات » ترجمه: دكتر سيد محمد اعرابي و داود ايزدي، دفتر پژوهش هاي فرهنگي، تهران، 1378، ص 127

2- مبحث فاصله هاي چهارگانه با الهام از كتاب « مديريت ارتباطات » در منبع شماره يك نوشته شده است.

3- دكتر علي اكبر فرهنگي « ارتباطات انساني» مؤسسه خدمات فرهنگي رسا، تهران 1374،‌ص 281

4- مسعود برزين « چگونه روابط عمومي كنيم» بهجت، تهران، 2535 ص 37

5- جزوه هاي آموزشي « آئين و آداب تشريفات» روابط عمومي و امور بين الملل وزارت تعاون، 1379

6- احمد توكلي « تشريفات ديپلماتيك» وزارت امور خارجه ( گزارش)

7- اسحاق آل حبيب « آئين تشريفات در روابط ديپلماتيك» وزارت امور خارجه ( گزارش)

8- محمدرضا دبيري « آداب وتشريفات و آئين كار در سازمان » وزارت خارجه ( گزارش)

9- احمد يحيايي ايله ايي « اصول و آداب تشريفات » فصلنامه هنر هشتم شماره 26 تابستان 1381

 

 

+ نوشته شده توسط علی در پنجشنبه پنجم دی 1387 و ساعت 18:46 |